Afiliado virou empregador: 1o funcionario muda o enquadramento no Fator R?

Pessoal, bom dia. Caso real aqui do escritorio (Ponta Grossa/PR): cliente que comecou como afiliado PJ optante do Simples Nacional (Anexo III, Fator R so batendo por causa do pro-labore) e agora vai contratar o primeiro funcionario de vez, CLT, pra cuidar do atendimento enquanto ele foca em vender.

Minha duvida e sobre o efeito no Fator R: hoje o Fator R dele ja passa dos 28% so com pro-labore. Quando entrar a folha do funcionario (salario + encargos), esse valor de folha entra na conta do Fator R do mesmo jeito que o pro-labore entra, ou o Fator R olha so a remuneracao dos socios, sem contar empregado?

E tem outra duvida pratica: pra quem nunca teve CLT no CNPJ, existe algum cuidado extra de abertura (codigo FPAS, registro no eSocial de empregador pela primeira vez, GFIP) que costuma pegar quem so emitia nota ate entao? Alguem ja acompanhou essa migracao de "empresa sem empregado" pra "primeiro empregado" e tem algum ponto de atencao que vale citar?

Junior Garcia, contador da Garcia Contabilidade

Bom dia, Junior!

Sim. Para fins do Fator R, a folha do empregado também compõe a folha de salários. Ou seja, entram as remunerações pagas aos empregados e os respectivos encargos considerados pela legislação do Simples, além do pró-labore dos sócios e demais valores que se enquadrem na composição da FS12. Portanto, a contratação do primeiro CLT tende a aumentar a folha utilizada no cálculo do Fator R e, consequentemente, pode até melhorar o indicador, desde que observadas as regras de competência e os demais critérios da apuração.

No caso relatado, se ele já supera os 28% apenas com o pró-labore, a entrada do funcionário não deveria prejudicar o Fator R. O cuidado é não confundir "folha para o Fator R" com qualquer custo trabalhista da empresa: é preciso considerar exatamente quais verbas e encargos são admitidos na composição da folha para essa finalidade.

Quanto à primeira contratação, aí sim vale fazer um checklist antes do registro. Eu conferiria principalmente o enquadramento/atividade e FPAS e terceiros, parametrização da folha e rubricas, cadastro do empregador e do trabalhador no eSocial, eventos de admissão e fechamento, além das obrigações previdenciárias e de FGTS decorrentes da contratação.
Também vale verificar se os dados cadastrais do CNPJ e do responsável estão corretamente refletidos nos sistemas antes de enviar a admissão. Para uma empresa que até então só emitia NF e não tinha empregados, a primeira folha costuma exigir uma boa parametrização inicial para evitar retrabalho nas competências seguintes.

Em resumo: empregado entra, sim, na composição do Fator R, e a primeira contratação exige atenção especial à configuração trabalhista/previdenciária e ao eSocial. Eu faria essa implantação com um checklist específico para "primeiro empregado", principalmente para validar FPAS/terceiros, rubricas, eSocial e FGTS antes do fechamento da primeira competência.